| 1. 개요 |
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축하장은 통상 수신자(거래 상대방)의 경사에 대하여 축하한다는 인사를 문서로서 전하는 것이다. 이에는 가정내 경사도 있겠지만 보통 사회활동에 따른 경사, 즉 개업 등과 같은 기업(조직체)의 경사와 승진이나 취임 등 개인적 경사로 나눌 수 있다.
아무튼 축하장은 기업이나 개인을 구분할 것 없이 그 형태에 따라 축하를 하는 것이고, 진심으로 축하를 한다는 마음을 상대에게 전달하고자 하는 데에 그 목적이 있다고 하겠다. | |
| 2. 작성시 유의사항 |
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축하장은 상대의 경사(개업이나 승진 등)에 진심으로 축하한다는 마음을 전하여야 하므로 적절한 경어와 긍정문을 사용하여 짧고, 간결하게 작성하되 도달시기에도 신중을 기하여야 할 것이다. | |
| 3. 작성요령 |
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가. 간결하고 품위있게 작성하라 |
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축하문의 작성은 상대의 경사에 축하한다는 것이므로 문장을 너무 길게하여 지루함을 느끼게 해서는 아니 된다. 그러므로 축하문은 간결·명료하게 기재함이 타당하다. |
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나. 예의 범절에 따라 정중하게 예의를 갖추어 작성하라 |
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축하문은 개업이나 승진 등 상대의 경사에 대하여 이를 축하하는 것이므로 예의 범절에 어긋나지 않은 적절한 경어를 사용하여 진심으로 축하한다는 마음이 전달 될 수 있도록 작성하여야 한다. 그러기 위해서는 적당한 문구를 선택하여 쉽고, 간명하게 작성하되 정중하게 예의를 갖추어 축하의 마음이 담길 수 있도록 작성하여야 한다. |
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다. 시기에 맞게 전달하라 |
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축하문은 그 전달하는 시기가 매우 중요하다. 즉, 개업이나 창업 또는 취임이나 승진 등에 따른 축하문은 통상 그 행위시에 도달하는 것이 가장 바람직하다. 예컨대, 개업이나 승진이 되기 이전이나 개업이나 승진이 된 이후 일정기간이 지나 세삼 축하문을 보내는 등은 축하문을 보내는 의미가 상실되므로 축하문은 그 행위시(당일이 좋으나 늦어도 수일 이내)에 도달할 수 있도록 함이 적절하다. |
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라. 문장의 구성에 신중하라 |
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축하문은 그 축하하고자 하는 형태에 따라 적절한 문장을 사용하여야 한다. 즉, 상대의 번영을 기원하고 진심어린 축하의 마음을 전하여야 하는데, 건물의 신축이나 개업 등에 보내는 축하문에 붕괴 또는 파산 등에 관련된 의미를 내포하고 있는 용어는 오히려 상대방의 기분을 상하게 하므로 피하여야 할 것이다. |
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마. 확인점검을 하라 |
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문장의 구성이 완성되면 문안을 검토하여 인사문을 작성한 후 오탈자나 문구를 확인 점검한 후 수정·보완하여 이상이 없을시 발송하여야 한다. | |
| 1. 개요 |
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초대장이란 어떤 행사나 모임에 초대하는 문구를 기재한 것으로 각종 전시회나 기념식 또는 공ㆍ사적인 행사 등에 초대하는 글의 의례문서이다. | |
| 2. 작성시 유의사항 |
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초대장은 어떠한 행사에 참석해 주기를 바란다는 문서이므로 정중하게 경어를 사용하여 간결·명료하게 기재하되 행사장소와 행사일자 및 행사시간을 명확하게 기재하고, 행사장의 교통사항이나 대중교통 이용수단 및 약도와 안내 전화 등을 기입하고 행사에 따른 비용(회비 등)부담이 있을 경우 그에 관한 사항을 명확히 기재하여야 한다.
또한 옥외행사의 경우 우천시나 기타 기상조건에 따른 행사방법이나 장소의 변경 등이 있을 경우 이를 명기하여야 한다.
특히, 초대장의 경우 상대(수신자)가 행사기일 이전에 어느 정도의 여유를 두고 초대장을 받을 수 있게 하여 참석의 여부 등 상대(수신자)의 스케줄에도 지장이 없도록 배려를 하여야 한다. | |
| 3. 작성요령 |
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가. 간결ㆍ명료하게 작성하라 |
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초대장을 작성할 때에는 언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게 하는지를 명확하게 기재하되 간결하게 작성하여야 한다. 예컨대, 운동회에 어떤 인사를 초대하고자 할 경우, 운동회를 개최하는 주체(○○초등학교)와 행사의 일시와 장소 및 행사의 목적(성격)과 우천시에 따른 행사의 진행관계 등을 간단·명료하게 작성하여 수신자(상대방)가 누가, 언제, 어디에서, 무엇을, 어떻게 하고자 하는데 초청을 하는 것을 명확하게 알 수 있도록 작성하여야 한다. |
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나. 예의를 갖추어 정중하게 작성하라 |
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초대장은 말 그대로 상대를 초대하는 것이므로 정중하게 행사에 참석하여 주기를 바란다는 뜻이 포함될 수 있도록 예의를 갖추어 정중하게 작성하여야 한다. |
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다. 시기에 맞게 전달하라 |
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초대장은 어떤 행사에 초대하는 것이므로 늦어도 행사 1주일 전에 상대에게 도달할 수 있어야만 상대의 참석여부와 스케줄 조정 등에 따른 제 문제를 해결하고 불참시 초대에 응하지 못하는 답신을 받아 볼 수 있고, 또 행사주최측에서도 참석여부에 따른 대처수단의 방안 등 시간적 여유가 필요하기 때문이다. | |
| 1. 개요 |
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안내장이란 어떠한 행사(전시회나 판매 등에 따른 행사, 기타 모임 등) 등에 따른 안내 문구로 일종의 의례문이다. 즉, 어떠한 행사가 있음을 알리거나 행사에 참가해 줄 것을 전하는 문서이다. | |
| 2. 작성시 유의사항 |
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안내장은 상대에게 호감을 주는 문구를 사용하여 간결·명료하게 작성하되 정중하게 경어를 사용하여 정확하게 기재하여야 한다.
특히 안내장에는 행사의 장소와 일시 및 교통이용 사항을 빠뜨리지 않고 기재하여야 하고, 또 판매 등에 따른 행사인 경우 상품에 대한 설명과 가격, 수량 등 판매상품에 대한 상세한 정보를 기재함이 그 행사의 목적을 달성하는데 유익하다. | |
| 3. 작성요령 |
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가. 간결ㆍ명료하게 작성하라 |
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안내장은 어떠한 행사를 알리는 것이므로 언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게 하는지를 간단·명료하게 기재하되 행사의 목적을 상대로 하여금 정확하게 알 수 있도록 작성하여야 한다.
즉, 주주총회 안내장인 경우에는 회의일자와 장소, 안건 등에 관한 사항을 6하원칙에 입각하여 기재하고, 백화점 등에서 행하는 상품의 판매 등에 따른 안내인 경우 언제, 어디서, 누가, 어떠한 물품을, 어떻게 판매하는지를 명확하게 기재하여 상대가 쉽게 알 수 있도록 작성하여야 한다. |
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나. 예의를 갖추어 정중하게 작성하라 |
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안내문은 예절에 맞게 정중하게 경어를 사용하여 작성하되, 특히 물품의 판매 등을 목적으로 하는 경우 상대로 하여금 호감을 주는 문구를 사용하여 관심을 끌 수 있도록 작성함이 필요하다. |
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다. 시기에 맞게 전달하라 |
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안내문은 어떤 행사에 관한 안내이므로 행사일정에 맞추어 적절한 시기에 상대에게 도달할 수 있도록 하여야 한다. | |
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